Có nên quản lý khách sạn bằng excel?

Bạn đang có suy nghĩ kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà nghỉ hoặc là phát triển quy mô kinh doanh? Bạn đang băn khoăn về phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp và hiệu quả quản lý của nó đối với hoạt động quản lý khách sạn. Bài viết ở dưới chúng tôi sẽ chỉ rõ các ưu điểm, nhược điểm của việc quản lý khách sạn bằng excel và hiệu quả quản lý của phần mềm này. Mời mọi người cùng tham khảo. Để có lựa chọn hoàn hảo nhất cho việc kinh doanh của bạn.
Điểm đặc biệt của phần mềm excel trong quản lý khách sạn, nhà nghỉ

Phần mềm excel là một phần mềm bảng tính của Microsoft trợ giúp hoạt động tính toán trở nên thuận tiện hơn. Phần mềm này đã sớm được sử dụng rộng rãi trong các công việc kinh doanh từ lâu. Những năm gần đây, vẫn có khá nhiều khách sạn vừa và nhỏ sử dụng phần mềm này trong hoạt động quản lý. Tuy nhiên, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, vấn đề quản lý phòng khách sạn bằng phần mềm excel bộc lộ ra nhiều nhược điểm, bao gồm các ưu điểm vốn có của nó.
Phần mềm excel hỗ trợ quản lý:

• Check in, check out khách ra vào hàng ngày
• Nghiệp vụ phòng: Quản lý phòng nghỉ, dõi theo tình hình phòng không quá phức tạp (thông tin khách, thông tin phòng)
• In hóa đơn riêng cho các dịch vụ, có thể in ngay cho khách

​

Ưu nhược điểm khi quản lý khách sạn bằng excel

Ưu điểm

• Miễn phí, không quá khó sử dụng:

Phần mềm quản lý resort, khách sạn hoàn toàn miễn phí, hỗ trợ mọi người triển khai một số công việc tính toán phổ biến một giải pháp dễ dàng. Cho phép in phiếu, chứng từ thanh toán cho mỗi dịch vụ, thanh toán khi check out. Hóa đơn tổng tách thành 2 loại: tổng quát (chỉ nêu những chi phí theo mục lớn, số tổng cộng); loại chi tiết (ghi rõ chi tiết mỗi mục trong mỗi loại dịch vụ, nhóm chi phí) tùy theo mong muốn của khách hàng.

• Lưu trữ, tra cứu và tính toán

Với một số kỹ năng đơn giản, ứng dụng từ Microsoft giúp bạn lưu trữ số liệu thường xuyên, giải những bài toán, tiện lợi cho việc làm báo cáo thống kê, báo cáo phân tích về khách hàng với các bảng biểu bằng các con số cụ thể (đặc điểm khách, luồng khách, doanh thu, lợi nhuận. Nội dung báo cáo sẽ tự động cập nhật khi thay đổi nhiều tiêu chí báo cáo (thời gian, đối tượng).

• Tiết kiệm chi phí, tối ưu doanh thu

Phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel được sử dụng thích hợp nhất cho các hình thức khách sạn nhỏ dưới 3 sao, dịch vụ đi kèm không đáng kể.
Nhược điểm

• Độ bảo mật dữ liệu thấp

Khi dùng phần mềm quản lý nhà nghỉ bằng excel, thông tin, số liệu có thể dễ dàng bị thay đổi, đánh cắp, hoặc tiết lộ ra bên ngoài. Vì tính năng phân quyền không được tích hợp. Và đảm bảo là những chủ kinh doanh đều ý thức được hậu quả của vấn đề này.

• Dễ xảy ra sai sót

Khi quản lý một khối lượng thông tin quá lớn, độ tốt cũng như tốc độ xử lý của phần mềm excel không còn được đảm bảo. Có thể dẫn tới sai sót trên toàn hệ thống và việc khắc phục cực kỳ khó khăn và tốn thời gian.

• Khó kết hợp với những báo cáo

Excel không thể tự động thống kê, tạo ra một số báo cáo dựa trên thông tin mà nó lưu trữ. Bởi thế, bạn sẽ phải mất thời gian, công sức, nhân sự cho việc làm báo cáo.

• Không đáp ứng được với khách sạn quy mô lớn

Đối với những khách sạn có hình thức từ 3 sao trở lên, tích hợp một số loại dịch vụ hơn như nhà hàng, spa, bar… phần mềm excel sẽ không còn đủ khả năng đáp ứng việc quản lý nữa.
Từ một số ưu nhược điểm nêu trên, có thể thấy phần mềm excel cơ bản có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý khách sạn có ít chuyên môn nghiệp vụ hoặc kinh phí đầu tư ban đầu nhỏ. Đây được coi là phương pháp ban đầu giúp tiết kiệm chi phí cho nhà đầu tư.
Tất nhiên, để tối ưu hoá hoạt động kinh doanh, mang đến nguồn doanh thu về lâu dài hoặc trong tình trạng khách sạn muốn đẩy mạnh số lượng phòng và mở thêm nhiều loại hình dịch vụ thì có thể nghĩ tới vấn đề sử dụng phần mềm quản lý chuyên nghiệp.
Bạn đã có lựa chọn cho khách sạn của mình chưa?
Có thể bạn đang tìm: phần mềm quản lý massage