Lưu ý khi lựa chọn diện tích thuê văn phòng theo số lượng nhân sự

Việc xác định diện tích thuê phù hợp với quy mô nhân sự là một trong những bước quan trọng đầu tiên trong quá trình tìm kiếm văn phòng. Nếu thuê quá chật, không gian làm việc trở nên bí bách, ảnh hưởng hiệu suất. Nếu thuê quá rộng, doanh nghiệp lãng phí chi phí hàng tháng – đặc biệt với các startup hoặc công ty đang tăng trưởng.

Maison Office cung cấp tư vấn chọn cho thuê văn phòng theo diện tích tối ưu, phù hợp nhân sự và định hướng phát triển dài hạn.

Diện tích lý tưởng cho từng mô hình làm việc
Với mô hình truyền thống (toàn bộ nhân sự làm việc tại chỗ mỗi ngày), diện tích trung bình khuyến nghị dao động từ 6–8m²/người, bao gồm bàn làm việc, lối đi, không gian lưu trữ và phần chia sẻ chung. Một doanh nghiệp có 10 nhân sự sẽ cần diện tích tối thiểu khoảng 60–80m², chưa tính khu vực lễ tân hoặc phòng họp.

Với mô hình hybrid (làm việc kết hợp tại chỗ và từ xa), doanh nghiệp có thể tiết kiệm diện tích bằng cách thiết kế linh hoạt: giảm số bàn cố định, tăng không gian cộng tác. Khi đó, chỉ cần 4–6m²/người là đủ nếu luân phiên chỗ ngồi và sử dụng không gian đa năng.

Với mô hình văn phòng trọn gói hoặc Coworking Space, doanh nghiệp sẽ thuê theo chỗ ngồi cố định hoặc phòng riêng đã bố trí sẵn. Maison Office khuyến nghị chỉ nên chọn mô hình này cho nhóm dưới 15 người hoặc trong giai đoạn thử nghiệm thị trường.

Các yếu tố cần tính thêm khi xác định diện tích thuê
1. Phòng họp: Nếu doanh nghiệp có nhu cầu họp nội bộ, tiếp khách thường xuyên, cần cộng thêm từ 10–20m² cho 1 phòng họp nhỏ (4–6 người). Tòa nhà không hỗ trợ phòng họp dùng chung càng cần đầu tư riêng.

2. Khu tiếp khách/lễ tân: Với doanh nghiệp làm dịch vụ, đào tạo, tư vấn, không gian đón tiếp chuyên nghiệp là không thể thiếu. Nên dành tối thiểu 10–15m² cho khu vực này nếu chưa có sảnh tòa nhà hỗ trợ.

3. Không gian phụ trợ: Pantry, khu in ấn, tủ hồ sơ, khu nghỉ ngơi – đây là các hạng mục dễ bị bỏ sót khi tính toán ban đầu nhưng lại ảnh hưởng đáng kể đến vận hành hàng ngày.

4. Dự phòng mở rộng: Nên tính thêm 10–15% diện tích so với nhu cầu hiện tại để dự phòng tăng trưởng trong 6–12 tháng tới. Điều này giúp tránh phát sinh chi phí thi công lại hoặc di dời giữa kỳ hợp đồng.

Một số ví dụ thực tế

• Doanh nghiệp 5 người, làm việc cố định, cần tối thiểu 35–45m²
  
  
• Doanh nghiệp 15 người + 1 phòng họp nhỏ, diện tích lý tưởng 100–120m²
  
  
• Doanh nghiệp 30 người, có bộ phận kỹ thuật, marketing, lễ tân, nên chọn 180–220m²
  
  
• Startup hybrid 10 người, thuê 6 chỗ ngồi trong văn phòng trọn gói: 18–25m² (tính theo pax)
  

Để tối ưu chi phí, nhiều công ty giai đoạn đầu chọn văn phòng trọn gói rồi chuyển sang văn phòng riêng khi quy mô ổn định.

Maison Office hỗ trợ gì trong quá trình tính toán diện tích?

• Đánh giá mô hình nhân sự và đề xuất diện tích tương ứng
  
  
• Cung cấp mặt bằng trống theo từng khung diện tích (30m², 50m², 80m², 120m²...)
  
  
• Gợi ý tòa nhà có layout dễ chia nhỏ hoặc dễ mở rộng về sau
  
  
• Hỗ trợ khảo sát thực tế – miễn phí 100% công đoạn đàm phán và tư vấn hợp đồng
  

Maison Office - Công ty tư vấn cho thuê văn phòng
Website: https://maisonoffice.vn
Văn phòng TP.HCM: Tầng 3, ACM Building, 96 Cao Thắng, Phường Bàn Cờ, (Quận 3) TP.HCM
Văn phòng Hà Nội: Tầng 1, Tòa nhà AC, 3/78 Duy Tân, Phường Cầu Giấy, (Quận Cầu Giấy) Hà Nội
Email: [email protected]