Những khó khăn Hóa đơn điện tử gặp phải trong việc áp dụng hiện nay

Bên cạnh những lợi ích, Hóa đơn điện tử cũng có những khó khăn trong việc áp dụng hóa đơn điện tử vào Doanh nghiệp.
Áp dụng hoá đơn điện tử, có nghĩa là Doanh nghiệp phải hoàn toàn chủ động các công việc khởi tạo và phát hành hóa đơn; đơn giản hóa việc phát hành, quản lý hóa đơn; đơn giản hóa thủ tục kê khai thuế và tình hình sử dụng hóa đơn; hóa đơn mang theo nhiều hơn thông tin, hình ảnh đặc trưng của Doanh nghiệp.



Thêm vào đó, Doanh nghiệp sẽ dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn và kiểm soát phát hành hóa đơn, tiết kiệm chi phí giao dịch hóa đơn, chi phí phát hành hóa đơn; Doanh nghiệp cũng tự chủ, tự chịu trách nhiệm với thông tin hóa đơn được phát hành, hạn chế rủi ro và đơn giản hơn trong công tác bảo quản, lưu trữ… Lợi ích áp dụng hóa đơn điện tử là rất rõ nhưng hiện tại chi phí áp dụng vẫn cao hơn nhiều so với việc Doanh nghiệp tự in hóa đơn, đó là lý do đầu tiên Doanh nghiệp không lựa chọn.
Bên cạnh đó, hóa đơn trong nhận thức của đại bộ phận người dân Việt Nam vẫn là chứng từ giấy, hóa đơn điện tử chưa được nhiều người biết đến và sử dụng nên khi mới áp dụng, các Doanh nghiệp thường gặp rất nhiều khó khăn trong việc giải thích cho khách hàng hiểu thế nào là hóa đơn điện tử và tính pháp lý của hóa đơn này.
Việc áp dụng hóa đơn điện tử rất cần một hạ tầng kỹ thuật tốt, tuy nhiên không phải Doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng đáp ứng được yêu cầu về mặt hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin - viễn thông. Không có nhiều Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử có đủ quy mô và năng lực cung cấp dịch vụ trên phạm vi rộng, từ các thành phố lớn tới địa bàn huyện, xã...
Các Doanh nghiệp nhỏ và vừa thường chậm trong việc tiếp cận công nghệ, ngại thay đổi. Mặc dù đã biết ưu điểm của hóa đơn điện tử nhưng nhiều Doanh nghiệp do số lượng sử dụng không nhiều và số lượng hóa đơn giấy in còn rất nhiều trong kho nên vẫn còn đang “nghe ngóng” lộ trình chuyển đổi theo yêu cầu của cơ quan thuế. Hiện giờ thói quen sử dụng tiền mặt của người dân cũng là một hạn chế, dẫn tới hóa đơn điện tử “chậm” được áp dụng và triển khai trên quy mô lớn.
Để có đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử, một trong những điều kiện mà các Doanh nghiệp phải có được chính là hệ thống máy móc và trang thiết bị đảm bảo cho việc vận hành và sử dụng hóa đơn này. Ngoài ra, còn phải có một hệ thống nhân lực với trình độ cao để có thể sử dụng. Đó là chưa kể đến sự phụ thuộc hoàn toàn vào máy móc khi có sự cố mắt điện hay hệ thống lỗi, hoặc mất tín hiệu internet thì các Doanh nghiệp sẽ gặp vấn đề với loại hình hóa đơn này. Như vậy, việc chậm trễ trong việc xuất hàng hóa và ảnh hưởng tới công việc kinh doanh là điều rất dễ xảy ra.

Khi sử dụng hóa đơn điện tử sẽ dẫn đến nhiều vấn đề mà Doanh nghiệp chưa biết cách xử lý, đặc biệt, đối với ngành nghề chuyên về vận chuyển. Khi vận chuyển hàng hóa phải có hóa đơn để trình cơ quan chức năng kiểm tra trên đường, như vậy khi dùng hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp không biết lấy hóa đơn nào để xuất trình. Đó là chưa kể các chi phí xác nhận, photo các hóa đơn chứng từ khi đối tác yêu cầu hóa đơn giấy rất mất thời gian.

Ngoài ra, theo quy định của Luật Giao dịch điện tử, điều kiện để thực hiện giao dịch điện tử khắt khe và phức tạp hơn nên việc triển khai chậm hơn. Hóa đơn điện tử chạy bằng phần mềm phải có chứng thư kĩ thuật số, hạ tầng ngành Viễn thông cũng như các điều kiện khác từ phía các Doanh nghiệp, như phải kết nối cơ quan thuế và cơ quan liên quan thì mới có thể sử dụng.

Đặc biệt, khi sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử, bản thân các Doanh nghiệp không chỉ liên kết với mỗi cơ quan thuế mà với ngân hàng, người mua, người bán. Các ngân hàng có thể thực hiện hoá đơn điện tử nhưng với người mua, người bán thì vẫn còn quá khó, khiến cho việc triển khai thực hiện phần mềm hóa đơn điện tử diễn ra chậm. Thêm vào đó, các nhà cung cấp dịch vụ phần mềm, các nhà mạng chưa đáp ứng điều kiện, bảo đảm cho hoạt động hóa đơn điện tử.

Để tăng cường áp dụng hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp
Thứ nhất, để việc áp dụng hóa đơn điện tử không gây quá nhiều khó khăn đến Doanh nghiệp, cần có lộ trình thay đổi dài hơi. Nhiều Doanh nghiệp chưa có đủ điều kiện về cơ sở vật chất, nhân lực và cũng chưa được hướng dẫn cụ thể về cách thức thực hiện loại hóa đơn điện tử, chưa nắm rõ thông tin về cách xử lý những tình huống phát sinh đối với hóa đơn điện tử mà đã phải áp dụng ngay thì Doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều trở ngại. Chính vì thế, khi tiến hành áp dụng sử dụng loại hóa đơn này, Nhà nước cần có một lộ trình để các Doanh nghiệp có thể chuẩn bị một cách đầy đủ và chủ động hơn.

Mặc dù có nhiều lợi ích khi sử dụng hình thức hóa đơn điện tử nhưng những bất cập được các Doanh nghiệp đưa ra cũng là điều mà cơ quan chức năng cần xem xét để có hướng giải quyết phù hợp, giúp việc sử dụng hóa đơn điện tử trở thành một giải pháp tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp trong thời kỳ hiện đại hóa. Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế cần đẩy mạnh tuyên truyền về hành lang pháp lý và lợi ích của việc phát hành hóa đơn điện tử, để các Doanh nghiệp hiểu rõ được những lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử và triển khai thực hiện sớm loại hình dịch vụ này.

Thứ hai, thực tế việc các Doanh nghiệp muốn triển khai thuận lợi hóa đơn điện tử thường thông qua các công ty tư vấn. Không có một Doanh nghiệp nào đủ sức làm phần mềm riêng cho mình vì chi phí rất tốn kém. Hiện có 15 nhà cung cấp phần mềm giao dịch hóa đơn điện tử,dịch vụ Hóa đơn điện tử, trong đó có VNPT, công ty Anpha Technology với phần mền AZ-Invoice và một số đơn vị khác.

Tiêu chuẩn của các giao dịch điện tử cũng như phần mềm hóa đơn đó là phải đảm bảo yêu cầu liên thông tích hợp, duy nhất, bảo mật và có khả năng phát triển. Số lượng Doanh nghiệp cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử như thế mới chỉ đáp ứng 60% nhu cầu thị trường, do đó vấn đề làm sao lựa chọn nhà cung cấp hiệu quả là một câu hỏi không nhỏ đối với các Doanh nghiệp.

Vì vậy, Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế cần khuyến khích công ty tư vấn cạnh tranh để đưa ra giải pháp tốt nhất cho các Doanh nghiệp lựa chọn. Có thể hướng dẫn các DN thông qua thẩm định của mình về các công ty tư vấn, những công ty có ưu nhược điểm nào và công khai cho Doanh nghiệp.

Thứ ba, đối với các Doanh nghiệp, để có thể sử dụng tốt công nghệ về hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp cần chuẩn bị cho kế toán những hiểu biết về hóa đơn điện tử, có phần mềm hóa đơn điện tử, có đường truyền công nghệ thông tin, thiết kế, lựa chọn hóa đơn điện tử phù hợp, đăng ký nhà tư vấn...

Chủ Doanh nghiệp cũng cần trang bị kiến thức về công nghệ thông tin và thường xuyên kiểm tra tình hình phát hành hóa đơn để phòng tránh các rủi ro có thể xảy ra. Trong thời gian đầu Doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ của các công ty kế toán hoặc các đại lý thuế chuyên nghiệp.

Việc chuyển đổi từ giao dịch sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là yêu cấu tất yếu của một hệ thống thương mại hiện đại, minh bạch. Tuy nhiên, để hóa đơn điện tử trở nên phổ cập thì cần rất nhiều nỗ lực của cơ quan quản lý, của Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ để thay đổi nhận thức, tư duy của người dân và cộng đồng Doanh nghiệp Việt Nam.

Xem thêm: Tìm hiểu về Hóa đơn điện tử FPT