Phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp phải nhiều chức năng gì?

Một hệ thống quản lý khách sạn, hay còn gọi là PMS (Property Management System), là một ứng dụng đang trở nên hữu ích trong các khách sạn hiện đại, trợ giúp người quản lý và nhân viên thực hiện nhiều công việc khác nhau. Tuy nhiên, để có thể đưa ra quyết định đầu tư xây dựng một phần mềm PMS tốt, mọi người cần biết rõ phần mềm quản lý khách sạn đó có khả năng làm được những gì.
1. Hệ thống quản lý khách sạn là gì?

PMS một biện pháp cho phần mềm khách sạn, trợ giúp tất cả khách sạn, khu nghỉ dưỡng và những tài sản tương tự để làm nhiều nhiệm vụ và hoạt động trong ngày. Ứng Dụng thường bao gồm các nhiệm vụ quản lý và quản trị, với nhiều ví dụ như là đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho.
2. Tại sao mỗi khách sạn phải một hệ thống PMS?

Một cách thức hệ thống quản lý khách sạn ngày một quan trọng vì lĩnh vực khách sạn hiện đại được đẩy mạnh bởi công nghệ. Với các nguồn đặt phòng có khả năng đến từ một số kênh, giá cần được chỉnh sửa thông minh cho việc quản lý doanh số. Quy trình hoạt động từ khâu tiếp nhận thông tin khách hàng, phục vụ, cung cấp dịch vụ,… cho đến lúc thanh toán, trả phòng cần được diễn ra đồng bộ, linh hoạt và chuyên nghiệp. Việc này vừa giúp khách sạn tiết kiệm được chi phí, thời gian, lại vừa tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Và phần mềm quản lý khách sạn có thể giúp ứng phó với các thử thách đó.
Một phần mềm quản lý khác sạn phù hợp sẽ cho phép nhân viên loại bỏ nhiều thủ tục giấy tờ không nên thiết và thực hiện những nhiệm vụ quan trọng hiệu quả hơn. Không chỉ có thế, phần mềm có thể giúp giảm chỗ trống và đặt phòng chồng chéo.

​

3. Những tính năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý khách sạn là gì?

Mặc dù có rất một số đơn vị cung cấp phần mềm PMS trên ngành, việc đáng nói nhất là nên xác định một hệ thống có nhiều tính năng khả quan cho khách sạn của bạn. Và đây là những tính năng quan trọng nhất của một hệ thống quản lý khách sạn.
a. Đặt phòng

Tính năng trước tiên và cũng là cơ bản nhất mà hệ thống quản lý khách sạn nên có là khả năng xử lý những yêu cầu đặt phòng khách sạn. Một hệ thống tốt sẽ cho phép nhân viên dễ dàng thực hiện các nghiệp vụ đặt phòng bao gồm: check-in, check-out, thay đổi phòng, ghép phòng, kiểm tra tình trạng phòng,…
b. Dữ liệu khách hàng

ngành công nghiệp khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu thông tin khách hàng. Vì lý do này, điều phải thiết là hệ thống quản lý khách phải bao gồm chức năng quản lý dữ liệu khách hàng cũng như nhiều thói quen của họ như: khác hàng đã tới khách sạn bao nhiêu lần, đã sử dụng nhiều dịch vụ nào,…
Điều này giúp khách sạn có thể xây dựng được một bộ dữ liệu các khách hàng thân thiết cũng như là cơ sở cho những chiến dịch quảng bá dịch vụ, những chương trình khuyến mãi tới nhiều khách hàng của mình.
c. Tùy chọn thanh toán và hóa đơn

Tiếp đến, điều quan trọng là một hệ thống quản lý tài sản phải cung cấp một loạt nhiều tùy chọn thanh toán khác nhau. Điều này phải bao gồm nhiều tùy chọn xử lý thanh toán cho nhân viên lễ tân, cùng với xử lý thanh toán điện tử cho một số đặt phòng được thực hiện trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Phần mềm cũng phải cho phép một số email xác nhận được gửi nhanh chóng.
Thêm vào đó, phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất nên có khả năng xuất hóa đơn hoặc biên lai cho khách hàng, để có thể không quá khó phát hành chúng khi thanh toán hoặc sau khi sử dụng những dịch vụ khách sạn trả phí nào.
d. Báo cáo

Cuối cùng, hệ thống quản lý khách sạn nên bao gồm chức năng báo cáo tự động. Điều này sẽ cho phép nhân viên khách sạn truy cập nhanh nhiều báo cáo dựa trên dữ liệu mới nhất và một số báo cáo này có thể được liên kết với hiệu suất của khách sạn, thông tin tài chính hoặc nhiều quy trình và nhiệm vụ quản lý khách sạn.
Một phần mềm quản lý khách sạn, hay hệ thống PMS, rất phải thiết trong lĩnh vực khách sạn hiện đại, nhưng điều quan trọng không kém là tìm được phần mềm chính xác với yêu cầu của bạn. Nếu quý khách hàng vẫn đang đắn cho chưa biết phải triển khai hệ thống quản lý khách sạn nào thì Ezibee có thể là phương pháp mà nhiều bạn vẫn đang tìm kiếm bấy lâu nay.
4. Các tính năng ưu việt của hệ thống quản lý khách sạn Ezibee

nhiều tính năng chính của Ezibee:

• Quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn,

• Quản lý các bộ phận kinh doanh, lễ tân, thu ngân, bộ phận buồng,

• Quản lý khách hàng và nhiều công nợ,

• Quản lý kho hàng,

• Thống kê, báo cáo tuyệt vời.

Hệ thống quản lý khách sạn Ezibee quản lý hệ thống đặt phòng thông minh bằng việc tìm kiếm nhanh và đưa ra danh sách những phòng trống, vị trí và giá nhiều phòng để khách hàng lựa chọn, xử lý các giao dịch đặt phòng hoặc hủy phòng của khách hàng, lưu trữ thông tin của khách hàng và lịch sử đặt phòng của khách.
Ezibee trợ giúp nhân viên lễ tân có khả năng thực hiện nhận phòng và trả phòng cho khách nhanh chóng, tính hóa đơn và in hóa đơn cho khách hàng, quản lý mọi khách hàng theo đoàn hoặc khách lẻ, phần mềm còn có thể xử lý một số vấn đề phát sinh như tách hóa đơn, ghép thêm người vào phòng.
Hệ thống quản lý tình trạng một số buồng, phòng để cập nhật trạng thái lên hệ thống thường xuyên, quản lý phòng sạch hoặc phỏng bẩn để lên kế hoạch cho nhân viên dọn dẹp, tránh tình trạng để khách hàng ở phòng không đảm bảo vệ sinh, quản lý tình trạng phòng sau khi khách tới và đi, quản lý một số tài sản cố định trong phòng chi tiết.
Chức năng quản lý kho chuyên nghiệp trợ giúp xử lý kiểm toán hàng hóa trong kho bằng một số thao tác nhập và xuất hàng. Phần mềm còn có tính năng đưa ra định mức về lượng hàng trong kho và cảnh báo cho người quản lý biết để kịp thời nhập hàng về phục vụ cho khách hàng, kết xuất báo cáo hàng hóa được dùng nhiều để có phương hướng kinh doanh chính xác hơn.
Ứng Dụng quản lý khách sạn Ezibee quản lý thông tin của khách hàng tỉ mỹ như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, quản lý lịch sử giao dịch của khách hàng với khách sạn, quản lý các công nợ nếu có, đưa ra định mức và thời gian cần thu những công nợ.
Phần mềm liên quan: phần mềm quản lý bida
Tính năng xuất dữ liệu chi tiết của Ezibee trợ giúp khách sạn thống kê vấn đề kinh doanh cụ thể cho nhà quản lý. Báo cáo có thể tùy chỉnh nhiều số như ca làm việc, những dịch vụ kèm theo, báo cáo về lượng khách nghỉ trong ngày, tình hình những phòng và còn nhiều vấn đề khác trong chuỗi kinh doanh khách sạn.