Tìm hiểu về hệ thống thông tin quản lý kế toán trong doanh nghiệp

Hệ thống thông tin quản lý kế toán đóng vai trò cung cấp thông tin kế toán quan trọng, nhằm phục vụ cho công tác quản lý, điều hành và phát triển doanh nghiệp.

Ngày nay, với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật, công nghệ tiên tiến nhất đã được ứng dụng vào lĩnh vực hoạt động của con người, từ sản xuất, kinh doanh đến giám sát và quản lý. Công nghệ giúp con người quản lý công việc hiệu quả và nhanh chóng hơn, đồng thời cung cấp thông tin kịp thời và tin cậy.

Hệ thống thông tin kế toán là gì?
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là cấu trúc mà cơ quan hoặc doanh nghiệp sử dụng để thu thập, tổng hợp, quản lý, lưu trữ, xử lý, truy xuất và báo cáo dữ liệu tài chính-kế toán của mình. Hệ thống thông tin kế toán có thể được sử dụng bởi nhân viên kế toán, chuyên gia tư vấn, chuyên gia phân tích kinh doanh, ban lãnh đạo, giám đốc tài chính (CFOs), kiểm toán viên, hay các nhà quản lý và cơ quan thuế.

Các nhân viên kế toán được đào tạo chuyên sâu để làm việc với AIS, đảm bảo tỷ lệ chính xác cao nhất trong các giao dịch tài chính và hoạt động lưu trữ tài chính của doanh nghiệp, cũng như đảm bảo dữ liệu tài chính luôn sẵn sàng cho nhu cầu sử dụng trong khi vẫn giữ nguyên dữ liệu gốc.

Thành phần của hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán của một công ty cơ bản thường bao gồm bốn thành phần chính: con người, thủ tục và hướng dẫn, dữ liệu, phần mềm. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết từng thành phần đó dưới đây.

Con người
Những người trong hệ thống thông tin kế toán đơn giản là người dùng hệ thống. Các chuyên gia có thể cần sử dụng AIS của một tổ chức bao gồm kế toán, tư vấn, nhà phân tích kinh doanh, người quản lý, giám đốc tài chính và kiểm toán viên. AIS giúp các phòng ban khác nhau trong một công ty làm việc cùng nhau.

Với AIS được thiết kế tốt, tất cả mọi người trong một tổ chức được ủy quyền làm như vậy có thể truy cập cùng một hệ thống và nhận được thông tin tương tự. AIS cũng đơn giản hóa việc nhận thông tin cho những người bên ngoài tổ chức, khi cần thiết. AIS nên được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của những người sẽ sử dụng nó. Hệ thống cũng nên dễ sử dụng và cần cải thiện, không gây trở ngại, hiệu quả.

Dữ liệu
Để lưu trữ thông tin, hệ thống thông tin kế toán phải có cấu trúc cơ sở dữ liệu giống như ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL), ngôn ngữ máy tính thường xuyên được ứng dụng cho cơ sở dữ liệu. Hệ thống cũng sẽ cần nhiều đầu vào khác nhau để nhập dữ liệu và để cho từng người dùng hệ thống, cũng như các định dạng đầu ra khác nhau nhằm đáp ứng nhu cầu của từng người dùng khác nhau và các loại thông tin khác nhau.

Dữ liệu chứa trong hệ thống là tất cả các thông tin tài chính-kế toán phù hợp với thực tiễn kinh doanh của doanh nghiệp. Bất kỳ dữ liệu kinh doanh nào tác động đến hệ thống tài chính của doanh nghiệp đều phải đi vào hệ thống.

Phần mềm
Thành phần phần mềm của ASIASOFT là các chương trình máy tính được sử dụng để lưu trữ, truy xuất, xử lý và phân tích dữ liệu tài chính của công ty. Hiện nay hầu như các công ty đang sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm máy tính làm cơ sở.

Thủ tục và hướng dẫn
Thủ tục và hướng dẫn của hệ thống thông tin kế toán là các phương thức mà nó sử dụng để thu thập, tổng hợp, lưu trữ, quản lý, truy xuất và xử lý dữ liệu. Những phương pháp này đều hoạt động một cách tự động. Dữ liệu có thể đến từ cả hai nguồn: nội bộ (ví dụ: nhân viên trong doanh nghiệp) và nguồn bên ngoài (ví dụ: các đơn đặt hàng trực tuyến của khách hàng).

Các thủ tục và hướng dẫn này sẽ được mã hóa trong hệ thống thông tin kế toán thông qua tài liệu và đào tạo. Để có được hiệu quả cao nhất, các thủ tục và hướng dẫn phải được tuân thủ nhất quán.

>>Xem thêm:

6 thách thức mà kế toán phải đối mặt trong việc chuyển đổi kỹ thuật số

Ứng dụng phần mềm vào sản xuất nông nghiệp

Khái niệm và ứng dụng của phần mềm quản lý sản xuất trong doanh nghiệp